Privacybeleid

1. Welke gegevens verwerken we?

Je verstrekt gegevens zelf wanneer je contact opneemt, een bestelling plaatst of een bestand uploadt. Het gaat om naam, e-mailadres, telefoonnummer, eventueel bedrijfsgegevens, factuur- en bezorgadres, productspecificaties, opmerkingen, retourmeldingen en correspondentie. Voor een abonnement bewaren we daarnaast de frequentie, gekozen opties en gegevens over de betaaltoestemming.

Voor maatwerk of salonvoorbereiding kun je een referentiefoto of bestand aanleveren. We gebruiken dit om de gewenste uitvoering te begrijpen en je opdracht uit te voeren, niet als openbare productfoto of reclame. Lever alleen materiaal aan dat je mag gebruiken. Medische informatie is niet nodig; zet die niet in opmerkingen of uploads.

Bij een betaling ontvangen we van Mollie onder meer de betaalstatus, transactiegegevens en, afhankelijk van de betaalwijze, betaal- of mandaatdetails. Je voert betaalgegevens in bij de betaalprovider. Wij vragen op deze website niet om je volledige kaartnummer of beveiligingscode. Voor beveiliging verwerkt de website technische gegevens, waaronder een afgeschermde afgeleide van het IP-adres en e-mailadres bij formulierpogingen.

2. Doelen en wettelijke grondslagen

• Bestellen en service: voor offertes, uitvoering van je bestelling, levering, abonnementen en afhandeling van retouren verwerken we de noodzakelijke gegevens op basis van de overeenkomst of jouw verzoek vóór een overeenkomst.
• Administratie: noodzakelijke bestel-, betaal- en factuurgegevens worden verwerkt vanwege wettelijke verplichtingen, waaronder de fiscale administratie.
• Nieuwsbrief en vrijwillig adviescontact: daarvoor gebruiken we je afzonderlijke toestemming. We registreren wanneer je toestemming gaf en welke verklaring toen gold. Aanmelden voor de nieuwsbrief is geen voorwaarde om te bestellen.
• Beveiliging en bewijs: misbruik voorkomen, onze systemen beschermen en geschillen behandelen zijn gerechtvaardigde belangen. We beperken deze verwerking tot wat daarvoor nodig is en wegen jouw privacybelang mee.

Verplichte bestelvelden zijn nodig om je bestelling uit te voeren. Zonder die gegevens kunnen we niet leveren of contact met je opnemen. Vrijwillige foto's en toelichtingen zijn alleen nodig wanneer je daarvan gebruik wilt maken.

3. Met wie delen we gegevens?

Voor zover nodig voor jouw bestelling werken we met een betaalprovider (Mollie), vervoerders, hosting- en e-maildienstverleners en administratieve dienstverleners. Zij ontvangen alleen de gegevens die nodig zijn voor hun rol. Een dienstverlener die in onze opdracht verwerkt, moet zich aan onze afspraken houden. Partijen zoals Mollie kunnen voor hun eigen wettelijke taken ook zelfstandig verantwoordelijk zijn; lees daarvoor het privacybeleid van Mollie.

Gegevens worden niet verkocht. Wettelijk bevoegde instanties kunnen gegevens ontvangen als dat verplicht is. Voor externe websitefuncties, zoals de lettertypen, geldt de toelichting hieronder. Je kunt ons vragen welke dienstverleners bij jouw gegevens betrokken zijn en welke waarborgen bij een eventuele doorgifte buiten de Europese Economische Ruimte gelden.

4. Hoe lang bewaren we gegevens?

• Fiscale administratie: de daarvoor noodzakelijke gegevens moeten in beginsel 7 jaar worden bewaard; voor transacties waarvoor een langere wettelijke termijn geldt, volgen we die termijn. Deze plicht betekent niet dat alle foto's of losse berichten zo lang nodig zijn.
• Bestellingen, abonnementen en klachten: zolang nodig voor uitvoering, lopende service, wettelijke verplichtingen en de behandeling of onderbouwing van een geschil.
• Contact en referentiebestanden: zolang de aanvraag, opdracht of een bijbehorende klacht dit nodig maakt. Bij een actief abonnement kan een referentie nodig blijven voor de gekozen vervolgleveringen. Een verlopen upload- of configuratielink betekent op zichzelf niet dat het bestand al is verwijderd.
• Nieuwsbrief: voor verzending zolang je bent aangemeld. Na afmelding kan een beperkt bewijs van toestemming en afmelding nodig blijven, bijvoorbeeld om jouw afmelding te respecteren of een klacht te behandelen.
• Beveiligingsgegevens: de bewaarbehoefte hangt af van de preventie en afhandeling van misbruik; gegevens over een incident kunnen langer nodig zijn zolang het onderzoek of een geschil loopt.

We beoordelen per doel welke gegevens nog nodig zijn. Je kunt via ons contactadres om uitleg over de bewaartermijn van jouw gegevens of om verwijdering vragen.

5. Cookies, browseropslag en lettertypen

De webshop gebruikt functionele sessiecookies voor beveiligde formulieren. In de browser bewaren we onder meer je winkelwagen, favorieten en bewaarde configuratie, zodat je deze later kunt terugvinden. Tijdelijke gegevens helpen een dubbele betaling voorkomen en je bestelling na een betaling terugvinden. Via de instellingen van je browser kun je deze opslag verwijderen; daardoor kunnen je bewaarde keuzes verdwijnen.

Deze website haalt lettertypen op bij Google Fonts. Daarbij kan Google je IP-adres en technische gegevens van de aanvraag ontvangen. Lees hierover in het privacybeleid van Google, inclusief informatie over internationale verwerking.

6. Jouw rechten

Je kunt verzoeken om inzage, verbetering, verwijdering, beperking of overdracht van je gegevens. Ook kun je bezwaar maken tegen verwerkingen op basis van een gerechtvaardigd belang. Voor zover we gegevens met je toestemming verwerken, mag je die toestemming op ieder moment intrekken. Dit verandert niet de rechtmatigheid van het eerdere gebruik.

Afmelden voor de nieuwsbrief kan via de afmeldlink in een nieuwsbrief of door ons te mailen. Voor andere verzoeken bereik je ons via info@dutchhairsystems.nl. We reageren in beginsel binnen één maand. Als meer tijd wettelijk is toegestaan, laten we binnen die maand weten waarom. Een wettelijke bewaarplicht kan betekenen dat we bepaalde gegevens nog niet mogen verwijderen. Bij twijfel controleren we je identiteit op een passende manier; stuur niet ongevraagd een kopie van je identiteitsbewijs.

Je kunt een klacht indienen bij de Autoriteit Persoonsgegevens.

7. Beveiliging

We gebruiken versleutelde verbindingen, toegangsbeperking en technische controles. Geüploade referenties worden afgeschermd opgeslagen en zijn via de website alleen toegankelijk voor bevoegde beheerders. Betalingen verlopen via de beveiligde betaalomgeving van Mollie. Meld een vermoeden van misbruik via info@dutchhairsystems.nl.

De webshop voert praktische controles automatisch uit, zoals prijsberekening en het begrenzen van herhaalde formulierpogingen. Een vraag over een bestelling, retour of zo'n controle kun je altijd aan ons voorleggen voor beoordeling.

8. Verantwoordelijke en wijzigingen

Dutch Hairsystems is verantwoordelijk voor de verwerking van persoonsgegevens via deze webshop.
Vestigingsadres: Papaverweg 34 unit B100
1032 KJ Amsterdam.
KvK: 65311434.
Contact: info@dutchhairsystems.nl. Je vindt de beschikbare bedrijfsgegevens ook op onze contactpagina.

Bij wijzigingen passen we de datum bovenaan aan.